1- Le cahier des charges
Le cahier des charges, aussi appelé brief, détermine les grandes lignes de la manifestation. Pour les agences de communication, il est communiqué par le client. Chez l'annonceur, il peut émaner de la direction générale, du marketing ou de la communication. Quoi qu'il en soit, ce document constitue la base de travail incontournable de toute manifestation. Le cahier des charges fixe les éléments suivants :
Certaines manifestations peuvent se dérouler sur des demi-journées seulement, ou au contraire se tenir sur plusieurs jours.
le budget alloué : ce point est tout particulièrement déterminant car c'est lui qui va permettre de resserrer l'étau des possibilités, du séminaire Hautde gamme se déroulant dans un château, avec hébergement en hôtellerie**** à la réunion plus traditionnelle, dans une salle d'hôtel. A noter : en cas d'opération impliquant de l'hébergement et de la restauration, sachez que ces deux postes réunis peuvent représenter à eux deux près de la moitié de votre budget.
- le lieu de la réunion : il peut être imposé ou limité géographiquement (Paris, région Lyonnaise, région Picarde...).
- l’objectif de la manifestation : ce dernier peut être multiple : informer, stimuler, faire réfléchir sur un thème (avec sessions de travail en sous-ateliers), récompenser (séminaire des ventes)...
- les dates de la manifestation ou la période durant laquelle cet événement devra intervenir. Généralement et suivant l'ampleur de la manifestation, les colloques ou séminaires se prévoient au minimum 3 mois avant la date de leur tenue. Ce délai est nécessaire pour imprimer les invitations, les router, rechercher les prestataires, préparer les dossiers du participant et déterminer le contenu des thèmes abordés.
- le public concerné par la manifestation et le nombre de personnes attendues : ce peut être les salariés de l'entreprise dans le cas de séminaires de stimulation, ou bien des clients invités à découvrir un nouveau produit, ou bien des partenaires institutionnels que l'on souhaite informer, dans le cas par exemple, de Ministères.
2- Le choix du lieu
L'offre, en matière de salles est pléthore : elle se décline depuis la salle de château à la simple salle de réunion en centre d'affaires.
L’organisation d'une soirée permet d'orienter le choix vers un lieu ludique ou inhabituel. Voici quelques exemples de lieu possibles, des plus classiques, à certains originaux :
- Les chateaux!!!!
- Les salles de réunion des centres d'affaires : particulièrement adaptées à des réunions ponctuelles destinées plutôt à du personnel interne et à un nombre de participants très restreint (-50 personnes). Les centres d'affaires offrent un nombre limité de salles de petite capacité.
- Les péniches : d'une capacité restreinte, elles sont surtout utilisées pour l'organisation de déjeuners ou de cocktails. La capacité de la plus grande d'entre elles avoisine les 120 personnes en déjeuner debout. A noter : il existe à Paris, un bateau à roues à Aube, le Louisiane Belle, accosté près du pont de Javel.
- Les palais des Congrès et les grands hôtels : plutôt adaptés à des colloques réunissant un grand nombre de participants (120-1000 personnes). Ils disposent généralement d'un grand nombre de salles modulables et permettent de ce fait, d'organiser à la fois des plénières (salle réunissant l'ensemble des participants) et des sous-commissions (répartition des participants en petites cellules de travail). Ces salles peuvent aussi bien s'adresser à du personnel interne qu'à du personnel externe à la société. Par contre, elles ne sont pas conseillées pour des soirées de prestige.
- Les halls d'exposition : comme leur nom l'indique, ces lieux sont plutôt destinés à l'organisation de salons professionnels ou à des manifestations nécessitant l'installation de stands. Il s'agit en effet de grands plateaux nus et qu'il convient "d'habiller". Les coûts de décoration peuvent donc être conséquents.
- Les musées, cinémas, théâtres, restaurants... : eh oui, il est possible de "privatiser" certains monuments célèbres l'espace d'une soirée ou d'un événement. Il en est ainsi de certaines salles du Louvre, de la Géode, du Planète Hollywood et de Disneyland... Certaines privatisations obéissent à des consignes très strictes (plages horaires très spécifiques, types de manifestations acceptées...).
- Les monuments de style classique ou les châteaux : les grandes villes offrent la possibilité de louer des salles dans des bâtiment de style classique, comme la Maison de la Chimie, à Paris. Nombre de châteaux également peuvent être réservés pour des manifestations de prestige.
Le choix du lieu est bien évidemment fonction de votre budget mais aussi de votre type de manifestation :
- pour un séminaire de stimulation destiné aux salariés de votre entreprise, choisissez plutôt soit un château dans le parc duquel vous organiserez un parcours sportif ou chasse au trésor, ou bien encore un centre de karting...
- pour un séminaire ou colloque destiné à des clients, privilégiez des lieux plus insolites tels la Géode, la Colline de l'Automobile... où vous pourrez clore votre manifestation par la diffusion d'un film ou la visite privative du musée...
- pour un colloque ou séminaire de travail (sans animation), optez plutôt pour un palais des Congrès. Le Palais des Congrès de Paris est d'un excellent rapport qualité/prix et je vous recommande leur excellent buffet des régions
3- Les salles
Plusieurs types d'agencement sont possible en fonction du nombre de participants et du type de manifestation.
- La disposition en théâtre C'est l'agencement le plus classique : chaque participant est assis face à l'orateur. Les chaises peuvent être équipées de tablettes lorsque les participants sont appelés à prendre des notes.
- La disposition Cocktail: Ce type de disposition que vous trouverez dans de nombreux guides de salle, indique le nombre maximum de personnes que la salle peut accueillir en station debout. Inutile de dire que ce type d'agencement cadre mal avec l'organisation de séminaires ou de colloques... A réserver uniquement pour les cocktails, donc ou pour les buffets debout.
- La disposition en U ou en ovale: Ce type de disposition est particulièrement conseillé pour les réunions avec un nombre limité de participants (15-25 maximum). Privilégier la disposition en U lorsque les débats sont animés par un orateur ou lorsque les participants doivent assister à une projection.
- La disposition en Rang: Chaque participant dispose d'une chaise et de sa propre table et fait face à l'orateur. De part sa connotation très scolaire, évitez au maximum d'employer cette disposition et privilégiez la disposition en théâtre, quitte à utiliser des chaises-écritoires (chaises équipées d'une tablette pivotante permettant la prise de notes).
4- Les prestataires nécessaires au bon déroulement d'une manifestation
Ce paramètre dépend, comme tous les autres, du style et de l'ampleur de votre manifestation. Il se peut donc que la liste ci-dessous ne soit pas exhaustive.
Les hôtesses et vestiairistes
Ce sont elles qui seront chargées de l'accueil des participants.
On prévoit généralement une hôtesse pour 10 participants. Idem pour les vestiairistes.
On désigne sous le terme de "cravates rouges", leurs homologues masculins.
Le nombre des hôtesses peut être modulé en fonction des horaires : plus nombreuses au moment des arrivées, le nombre peut être réduit dans le courant de la journée.
Leurs missions peuvent être diverses :
- simple accueil ou accueil avec pointage de listing et remise de badges et de dossiers du participant ;
- en cas de manifestation avec des participants étrangers, prévoyez quelques hôtesses supplémentaires pour la remise des casques de traduction et briefez-les sur leur fonctionnement ;
- passage des micros en salle lors des questions-réponses avec la salle ;
- remplacement des gobelets et des bouteilles du pupitre orateur à chaque changement d'intervenant ;
- remplacement des chevalets à chaque changement d'orateur ;
- guidage des participants vers la salle de restauration à l'heure du déjeuner et puis à nouveau vers la salle de conférence à l'issue du déjeuner ;
- guidage des participants vers les différentes salles de sous-commission, le cas échéant ;
- fourniture de renseignements d'ordre général : location des téléphones publics, toilettes et sortie.
Le nombre de vestiairistes sera forcément plus important durant la période d'hiver que durant l'été.
Le nombre d'hôtesses fluctuera également en fonction de la configuration des lieux : il sera plus important si vous choisissez un lieu comportant de nombreux couloirs et escaliers ou si vous devez répartir les participants dans des salles de sous-commission situées à des étages différents. Un repérage des lieux est donc impératif avant tout chiffrage de ce poste.
Les hôtesses et vestiairistes sont placées sous les ordres d'une chef-hôtesse qui les coordonne et dirige en fonction des temps forts de la manifestation. Si pour des raisons de coût vous décidez de vous passer de ses services, il vous reviendra alors d'assumer cette fonction.
a/ Les traiteurs
Dans le cadre de votre opération, vous aurez certainement recours à leurs services, ne serait-ce que pour l'accueil de vos participants. Ils peuvent vous être imposés par le lieu que vous aurez retenu. D'autres salles, vous laissent totalement libre de votre choix.
Le déjeuner ou dîner
Plusieurs formules sont possibles, depuis le déjeuner traditionnel servi assis aux formules de buffet. Votre choix dépend essentiellement du temps alloué au déjeuner : une formule déjeuner servi assis permet de s'assurer que chacun finira de déjeuner en même temps et facilite donc la gestion du timing. Idéal donc pour les manifestations où le respect de l'horaire est primordial.
Pensez à faire dresser des tables avec des panneaux "réservées". Ainsi, il est de coutume que les intervenants se regroupent autour du président de séance, de manière à pouvoir discuter des aménagements éventuels à faire au niveau des plannings d'intervention ou des thèmes à (ne pas) aborder à l'issue de la matinée.
Le café d'accueil et les pauses
Pour une manifestation se déroulant sur une journée (9h-18h), on prévoit généralement deux pauses : une vers 10h/10h30, l'autre vers 16h/16h30. Prévoyez une formule avec viennoiseries pour une manifestation commençant vers 9h ou plus tôt ou si votre opération doit drainer des participants arrivant de province.
- café, thé, jus de fruit et viennoiseries (formule la plus coûteuse)
- café, thé, jus de fruit et biscuits secs (un bon compromis)
- café, thé, jus de fruits pour les pauses.
- ou café et thé, tout simplement.
La décoration / Prestataires divers
Suivant la configuration des lieux, il vous faudra peut-être "meubler" certains espaces. Il est possible de louer plantes, ou realiser des pupitres sur mesure.
Les traducteurs
Si votre manifestation doit accueillir des participants ou intervenants étrangers, prévoyez des interprètes.
La sonorisation, l'éclairage, l'enregistrement des débats
Généralement ces prestations sont assurées par l'équipe régie de l'établissement où se déroule la manifestation.
5- Les supports de communication
Le badge
Le badge est un élément incontournable à toute manifestation. Il permet de repérer un interlocuteur en cas de besoin, de savoir qui est ou non présent à la manifestation. Le badge comporte donc le nom et le prénom de son détenteur. Il peut mentionner d'autres informations en fonction de la pertinence de ces dernières, par exemple, département d'origine ou société. Cela peut contribuer à créer des synergies entre des personnes ne se connaissant pas et issues de la même région. Ce type de mention est laissée à l'appréciation du client. Votre badge peut également comporter en rappel le visuel de votre manifestation, à condition que celui-ci puisse être considérablement réduit, tout en demeurant identifiable. Vos badges peuvent également comporter des bandeaux de couleur destiné à permettre une identification particulière. Par exemple, on peut allouer un code couleur par atelier : bandeau vert pour l'atelier 1, bandeau rose pour l'atelier 2 et ainsi de suite. Ou pour restreindre la circulation des visiteurs. Ainsi, on peut décider qu'un visiteur bénéficiant de toutes les autorisations et libre d'aller "en coulisse" (comme les organisateurs de la manifestation, par exemple) disposera d'un bandeau Bleu. Le code couleur est plus rapidement identifiable qu'un texte, c'est pourquoi il est préférable de privilégier ce système en cas de besoin.
La signalétique
Suivant la complexité de la configuration des lieux retenus pour votre manifestation, vous pouvez être amenées à réaliser une signalétique.
Le dossier du participant
Le contenu du dossier du participant varie en fonction du type de manifestation.
En tout état de cause, il doit au minimum comporter :le programme de la (ou des) journée(s) ; le plan de la manifestation (pour un événement de type "salon" avec stands exposants) ; si les participants doivent être amenés à prendre des notes, pensez à fournir un petit carnet (marqué ou non aux couleurs de votre manifestation) ou quelques feuilles vierges ainsi qu'un stylo.
Le carton d'invitation
Voici les éléments qu'il convient de faire figurer sur votre carton d'invitation : titre, date et lieu de la manifestation, logo de la manifestation. Éventuellement un visuel. Incluez aussi: objectifs et programme détaillé de la manifestation ; coordonnées de la société et plan d'accès.
Le coupon-réponse
Il est toujours préférable de joindre un coupon réponse à votre invitation.
6- La manifestation
Quels sont les ultimes préparatifs à assurer pour le bon déroulement de votre manifestation ? Quel matériel prévoir sur place pour ne rien oublier ?
- Repérez tous ces endroits stratégiques.
- Disposez également vos badges sur les tables d'accueil ainsi que les éventuels dossiers du participants.
- N’oubliez bien évidemment pas les listings de pointages et prévoyez des listes vierges pour ajouter les visiteurs de dernière minutes.
- Procédez aux réglages techniques (sonorisation, vidéoprojecteur...).
- Briefez les hôtesses d'accueil sur leurs missions (pointage des participants, remise des badges et des dossiers, etc)
A faire sur place
- Repérer les lieux
- Briefer les hôtesses
- Disposer les badges et dossiers du participants
- Repérer les interlocuteurs techniques du lieu de la manifestation
- Faire les derniers réglages techniques
- Accueillir les intervenants
- Accueillir les visiteurs
Matériel à ne pas oublier
- Badges des participants + badges vierges
- Les dossiers du particpants
- Listing des participants avec lignes pour inscriptions sur place
- Agrafeuse
- Feuilles vierges
- Une paire de ciseaux
- Du scotch
- Quelques stylos
- Quelques gros marqueurs
- Votre dossier avec la liste de vos contacts
- Les visuels de votre manifestation
7- Le debriefing
L'objectif du debriefing est de mettre en évidence les dysfonctionnements pour tâcher d'anticiper, lors d'une prochaine manifestation, de réitérer les erreurs du passé.
Pourront être évoqués :
- les problèmes techniques (problèmes de matériel, problème de fléchage...) ;
- les difficultés à concevoir le fichier de base pour les invitations, la pertinence de ce dernier (n'oubliez pas de l'alimenter avec les inscriptions que vous avez récoltées le jour de la manifestation), la durée de la manifestation (trop de temps morts, pas assez de pauses ou pauses trop courtes, manifestation trop dense...) ;
- le traiteur (pauses et déjeuner) : y avait-il suffisamment ? Que penser de la qualité ? Convient-il de prévoir des types de repas spécifiques en fonction de cette cible (plats végétariens, nourriture casher...) ?
- le cas échéant, l'hébergement a-t-il été adéquat ?
- les délais de réalisation des supports de communication (difficultés à obtenir les documents, nombre insuffisant...) ;
- le cas échéant, les animations prévues ont-elles rencontrées le succès escompté ?
- listez chacun des prestataires utilisés (traducteurs, techniciens vidéo/son, hôtesses d'accueil... et notez leurs performances).
Eventuellement, préparez un questionnaire d'évaluation de votre manifestation que vous glisserez dans le dossier du participant et prévoyez une urne à cet effet au niveau du comptoir d'accueil. Pensez également à conserver dans vos archives un exemplaire de chaque document conçu à l'occasion de la manifestion (carton d'invitation, exemplaire du dossier participant, du dossier presse, coupures de presse sur les retombées.
Points à valider en amont ou durant la manifestation
- La plupart des salles sont louées sonorisées et équipées de paperboard ou de vidéoprojecteur. Néanmoins, faites-vous toujours préciser le matériel fourni en standard et celuii disponible sur option.
- Tâchez de prévoir une répétition générale avec les orateurs, au pire le matin de la manifestation, afin qu'ils maîtrisent également le fonctionnement de ces différents matériels (en particulier les micros et les télécommandes du vidéoprojecteur), qu'ils repèrent le moyen d'accéder à la scène pour assurer une fluidité à votre manifestation.
- Faites-vous également expliquer le fonctionnement des matériels audiovisuels fournis et procédez aux réglages éventuels (contraste pour la vidéo, volume pour le son). Le mieux est de valider leur bon fonctionnement la veille de la manifestation.
- Veillez à ce que les pupitres orateurs soient munis de chevalets portant leur nom et que ces derniers soient visibles des premiers rangs de la salle (pensez éventuellement à demander à une hôtesse d'assurer le changement des chevalets à chaque changement d'intervenant).
- Prévoyez une petite bouteille d'eau et des gobelets pour chacun des intervenants ainsi que des blocs et des stylos.
8- Les guides spécialisés :
- ABC Salles - Site internet (http://www.abcsalles.com/v3/) qui propose de se charger de rechercher les salles en fonction de vos critères. Vous remplissez un formulaire en ligne. Le site vous propose alors un choix de sites en adéquation avec votre demande.
- L’ORA (l'Officiel des Réunions d'Affaires), édité par la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris, 3 rue Tronchet, 75008 Paris. Tél. : 01 40 17 06 10. Petit guide gratuit, destiné aux réunions ponctuelles. Un recueil d'adresses couvrant toutes les gammes de salles sur Paris et RP (palais des congrès, hôtels, péniches, théâtres...).
- Le Bedouk - 71, bd de Brandebourg - 94854 Ivry Cedex - Tel (33) 1 49 59 81 81 - Fax (33) 1 49 59 81 38 - e-mail: info@bedouk.com - Site : www.bedouk.fr. Guide détaillé : 1 fiche par lieu avec photos et prestations offertes.
- Le Guide Réunir - 47, rue de l'Alma - 92400 Courbevoie - Tél : 01 46 91 94 40 - Fax : 01 43 33 19 13 - guide-reunir@reunir.com - Site : www.reunir.com. L'une des références en matière de guide. Recherche de salles en ligne possible avec, pour certaines salles, une visite panoramique. Site et guide extrêmement détaillé.
- Aleou ( http://www.aleou.fr/) : + de 2600 lieux de séminaires référencés en France (hotel, palais des congrès, chateau, salon, salle, bateau ...) pour l'organisation de votre séminaire, congrès, colloque, symposium, convention ... avec différents types de recherche.
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