L'étape de pré-organisation
Tout d'abord, l'organisation d’un séminaire ou conference avant la date de l'évènement nécessite une première phase qui est celle de la planification. Elle sera suivie par une phase de communication.
La planification consiste à définir toutes les étapes et la préparation. Dans cette planification se trouve la définition des objectifs, qui sont les premiers critères à établir. Pour qui est ce séminaire (les personnes qui vont venir), pour satisfaire quel besoin (l'objet, le sujet et l’agenda de la conférence), les méthodes utilisées, et bien sur les résultats attendus. Ensuite, d'un point de vue plus concret et pragmatique, il faut définir une liste de participants et définir les ressources en personnel, en temps, ainsi que le lieu d'organisation et les réservations annexes (espace et temps), des ressources techniques et financières.
La communication autour de l'évènement s'amorce lorsque la planification est prête et que les participants vont être contactés. À partir de ce moment, le responsable de communication va jouer un rôle clé pendant toute l'organisation de l'évènement. C'est cette personne qui va être le point de contact du projet.
Pendant le séminaire
Pendant le déroulement du séminaire, il est judicieux de prévoir des moyens techniques supplémentaires, notamment lorsque le déroulement du séminaire a lieu en extérieur, ou lorsque des elements techiques (projections vidéos, etc) sont prévues.
Pendant le séminaire, qui a principallement un objectif de communication, il est de bon ton de donner la parole aux personnes qui assistent a la reunion ou conference de façon à ce qu'il y ait un échange avec les intervenants et ce qui permet le point de vue des différents experts. En fonction de l'importance du séminaire et l'impact médiatique souhaité, un representant de la presse ou des relations publiques peut être convié à couvrir le séminaire ou la conférence, que ce soit par la présentation d'un article, la prise de photos ou bien en filmant une partie du séminaire.
Aussi, relever les dysfonctionnements, les poins négatifs et les points positifs peut s'avérer utile pour la suite.
L’après-séminaire.
La mise en œuvre d'un plan d'évaluation a la fin du séminaire va permettre d'apporter des points d'amélioration quant à l'organisation du séminaire. Il y a 2 types d'évaluation : les éléments constatés une fois l'évènement terminé et les éléments constatés pendant le déroulement de l'évènement. Egalement, il est important de rapporter du feedback aupres des prestataires de service.
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