[/caption]Que vous sollicitiez une agence où que vous mettiez en œuvre un séminaire avec des ressources internes, organiser un séminaire est une tâche particulièrement ardue dans laquelle aucun détail ne doit être négligé.
Les séminaires sont essentiels au bon fonctionnement de toute entreprise. Ils permettent de faire un bilan de l’année, de faire réfléchir les équipes et de créer un climat de travail convivial. Ils contribuent à la bonne image de l’entreprise auprès de l’ensemble des collaborateurs. Si vous devez mettre en place un séminaire, voici dix conseils pour réussir.
1) Ne pas s’y prendre à la dernière minute.
Il est important de prévoir l’événement au minimum deux mois à l’avance. L’anticipation est la base de la réussite d’un séminaire, car plus on s’y prend tôt, plus on a le choix dans les lieux, prestations, offres. Ce temps permettra d’envisager chaque solution, de rechercher les prestataires…
2) Déterminer le public visé et l’objectif de la réunion.
Il faut bien qualifier le “pourquoi” du séminaire. Certains lieux peuvent correspondre mieux que d’autres à la classe d’âge des participants ou au secteur d’activité de l’entreprise.
3) Définir un budget et le standing.
Posez-vous les bonnes questions quant a au budget de ce séminaire. Voulez-vous organiser un séminaire haut de gamme se déroulant dans un 4 étoiles ou une réunion classique dans un établissement plus standard ?
4) Choisir l’établissement en fonction du type de manifestation que l’on souhaite organiser.
Vous devez vous qualifier sur la qualité de l’établissement et de son environnement. Il préférable que le lieu soit à proximité d’une gare ou d’un aéroport.
5) Déterminer le nombre de participants.
Il s’agit des collaborateurs de l’entreprises ou des personnes externes comme des clients. En général, un séminaire compte en moyenne 30 personnes.
6) Mettre l’accent sur la restauration
Les participants (direction générale, force de vente, réseaux d’affilies) sont aussi des gourmets et des gourmands. Le choix de l’établissement va de paire avec les menus proposés par le lieu. Il est bien connu que la convivialité autour de l‘assiette renforce la cohésion des équipes.
7) Evaluer la durée du séminaire.
Prévoyez un hébergement pour les participants qui viennent de loin.
8) Organiser des activités annexes.
N’hésitez pas à mettre en place des animations ou des activités ludiques, afin de renforcer l’esprit d’équipe de vos participants. Pensez aux chasses aux trésors ou découvertes de la nature, du gibier ou des conférences sur l’architecture, le théâtre ou l’écologie. Pour un séminaire se déroulant sur une courte période, il est recommandé de choisir un établissement où toutes les infrastructures sont regroupées en un seul endroit.
9) Bien choisir la date de votre manifestation.
Vous aurez plus de latitude pour faire votre choix si vous organisez un séminaire en moyenne ou en basse saison et d’éviter les dates d’évènements importants, les hôtels n’étant pas complets à cette période.
10) Déterminer les besoins.
Vous devez estimer vos besoins en salle, la disposition et les équipements spécifiques tels les vidéo projecteurs ou l’éclairage. Validez auprès de l’établissement si les équipements sont inclus ou pas dans le forfait.
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